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Process of checking in on conference congress forum event, registration desk table, visitors and attendees receiving lanyard with name badge and entry wristband bracelet and register electronic ticket

<h3><em>Convención bancaria con 2.000 asistentes de todo el mundo</em><br></h3><h2>El reto</h2><p>Nuestro cliente, una agencia de viajes especializada en eventos corporativos, era responsable de gestionar una convención internacional de gran escala organizada por una entidad bancaria global. Un total de <strong>2.000 asistentes</strong> procedentes de múltiples países debían ser coordinados en un entorno que requería <strong>los más altos estándares de seguridad y control.</strong></p><p>Nos enfrentábamos a dos grandes desafíos:</p><ul><li><strong>Confidencialidad absoluta desde el acceso online</strong></li></ul><p style="padding-left: 40px;" data-mce-style="padding-left: 40px;">Dada la naturaleza interna y sensible del evento, era imprescindible <strong>restringir completamente el acceso a la web del proyecto.</strong> No solo debíamos evitar registros no autorizados, sino que <strong>ninguna persona no invitada debía poder visualizar los contenidos de la landing.</strong> El acceso se limitó exclusivamente a los correos electrónicos autorizados, que permitían entrar en la plataforma y completar el proceso de inscripción.<br></p><ul><li><strong>Trazabilidad presencial y control de accesos personalizado durante el evento</strong></li></ul><p style="padding-left: 40px;" data-mce-style="padding-left: 40px;">La segunda necesidad crítica era garantizar una identificación rápida y fiable de los asistentes mediante lectura de códigos QR, pero con distintos niveles de acceso según el rol del personal:</p><ul><li style="list-style-type: none;" data-mce-style="list-style-type: none;"><ul><li style=""><strong>Seguridad:</strong> debía poder identificar a cualquier asistente, accediendo a datos internos corporativos, sin registrar entradas ni salidas.</li><li style=""><strong>Personal auxiliar: </strong>debía controlar accesos y registrar automáticamente los movimientos por zonas.</li><li style=""><strong>Staff técnico de la agencia:</strong> necesitaba acceso completo al perfil del asistente, incluyendo alojamiento y transporte (billetes de avión, tren, etc.).<br></li></ul></li></ul><figure id="figure-qyub8t15hjamfmm33gr"><img id="qyub8t15hjamfmm33gr" src="https://cdn.durable.co/blocks/3aGU6kqhxov0f775wGnvpRp5eenpJsoU9h5JByAleH560zwEj8CfcGXRmsgOxNtk.png" alt="Código Qr, check-in y hombre con un teléfono para un billete, reserva de avión e información en el aeropuerto. Viajes, página web y mano de un empresario leyendo un código de barras en un móvil para un viaje de trabajo o vacaciones" title="Código Qr, check-in y hombre con un teléfono para un billete, reserva de avión e información en el aeropuerto. Viajes, página web y mano de un empresario leyendo un código de barras en un móvil para un viaje de trabajo o vacaciones" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionX="undefined" data-positionY="undefined" data-fullWidth="false"/></figure><h2>Qué hicimos con Eira?</h2><p>Gracias a la <strong>integración entre la base de datos de inscripciones y el módulo de Control de Accesos de Eira</strong>, pudimos dar respuesta a todas las necesidades del cliente, con precisión y eficiencia:</p><ul><li><strong>Creación de un entorno privado y seguro</strong>, donde solo los usuarios previamente autorizados podían acceder a la web del evento.</li><li><strong>Bloqueo total del contenido web</strong> a usuarios no validados: sin login autorizado, la web no mostraba ningún contenido.</li><li><strong>Configuración de todos los puntos de control</strong> necesarios para monitorizar accesos por zona, día y franja horaria.</li><li><strong>Asignación de roles personalizados</strong> por usuario, con distintos niveles de acceso a la información en función de su perfil (seguridad, auxiliar, staff interno).</li><li><strong>Asignación de usuarios a puntos de control</strong>, permitiendo que distintos perfiles operaran de forma simultánea en un mismo lugar con funcionalidades diferenciadas.</li><li><strong>Lectura de QR en tiempo real</strong>, con posibilidad de marcar entradas, salidas, o simplemente consultar información sin registrar movimiento.</li><li><strong>Monitorización en directo de aforos</strong> y tiempos de permanencia por zona.</li><li><strong>Exportación detallada de datos</strong>, tanto por lectura individual como por acumulado por asistente.<br></li></ul><h2>El resultado</h2><p>El resultado fue un despliegue totalmente controlado y seguro, sin comprometer la experiencia del usuario ni la operativa del evento. El cliente pudo:</p><ul><li><strong>Garantizar la privacidad total del evento</strong>, incluso desde su fase de preinscripción.</li><li><strong>Controlar al detalle todos los movimientos durante la convención</strong>, con trazabilidad por zona y tipo de acceso.</li><li><strong>Consultar en cualquier momento toda la información relevante de los asistentes</strong>, desde su ficha personal hasta sus datos logísticos.<br></li></ul><p>Todo ello gestionado desde una única plataforma, sin necesidad de recurrir a soluciones externas ni a procesos manuales.</p><h2>Conclusión</h2><p>Este caso demuestra la capacidad de Eira para adaptarse a <strong>entornos complejos, sensibles y de gran escala</strong>, ofreciendo soluciones personalizadas para el control de accesos, trazabilidad y seguridad de la información.</p><p>Una plataforma que no solo gestiona eventos: <strong>protege lo que más importa.</strong></p>

Caso de Éxito: Gestión de accesos y seguridad para una convención internacional

Businessman using laptop to online payment, banking and online shopping. financial transaction. Digital online payment concept.

<h3><em>Evento corporativo interno para una multinacional de telecomunicaciones</em></h3><p><br></p><h2>El reto</h2><p>Una agencia especializada en eventos corporativos nos solicitó ayuda para gestionar un evento interno de una compañía internacional del <strong>sector de las telecomunicaciones.</strong><br>La complejidad del proyecto residía en la combinación de varios requisitos específicos:</p><ul><li>Los asistentes debían registrarse online, cumplimentando un formulario con datos personales requeridos para la gestión del evento.</li><li>Cada participante debía seleccionar su alojamiento y fechas de estancia, eligiendo entre varias opciones disponibles.</li><li>A diferencia de otros eventos corporativos, los costes de participación debían ser asumidos directamente por cada asistente, imputando los gastos a sus respectivos presupuestos locales.</li><li>El cliente también requería que la oferta de alojamiento no fuese la misma para todos: los hoteles debían asignarse de forma diferenciada según el país de procedencia de cada invitado.</li></ul><figure id="figure-917tleuvmkmd5ubezb"><img id="917tleuvmkmd5ubezb" src="https://media.gettyimages.com/id/1435226213/es/foto/expansi%C3%B3n-de-las-l%C3%ADneas-de-conexi%C3%B3n-global-negocios-globales-redes-financieras-rutas-de-vuelo.jpg?b=1&s=2048x2048&w=0&k=20&c=vbV7H0OhaMv6y3ZvAPYuM-5hYaqmYXITFnIFaUz9_ac=" alt="Expansión de las líneas de conexión global: negocios globales, redes financieras, rutas de vuelo" title="Expansión de las líneas de conexión global: negocios globales, redes financieras, rutas de vuelo" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionX="undefined" data-positionY="undefined" data-fullWidth="false"/></figure><h2>Qué hicimos con EIRA?</h2><p>Desde EIRA diseñamos una solución a medida para facilitar la gestión completa del evento:</p><ul><li>Creamos una landing personalizada con la identidad visual del evento, donde los asistentes pudieron completar su inscripción de forma ágil y adaptada a las necesidades del proyecto.</li><li>Activamos el módulo de pagos integrados, configurando las pasarelas TPV seleccionadas por el cliente y automatizando la emisión de justificantes de pago para cada participante.</li><li>Implementamos el módulo de gestión de alojamiento, cargando todos los establecimientos disponibles, con sus respectivos tipos de habitación, capacidades y cupos por noche.</li><li>Gracias a la configuración avanzada de permisos, condicionamos la disponibilidad hotelera por país, de forma que cada asistente solo pudiera ver y seleccionar las opciones asignadas según su origen geográfico.<br></li></ul><h2>El resultado<br></h2><p>La plataforma permitió a nuestro cliente gestionar de forma totalmente automatizada más de 300 inscripciones, respetando la política de segmentación hotelera exigida por la empresa de telecomunicaciones.</p><p>Además, a través de los paneles de control de ventas y facturación, el equipo organizador pudo:</p><ul><li>Supervisar en tiempo real los pagos realizados.</li><li>Acceder a los justificantes emitidos.</li><li>Controlar el estado de las reservas de alojamiento por país, tipo de habitación y fecha.<br></li></ul><h2>Conclusión<br></h2><p>EIRA permitió transformar un proceso complejo, con múltiples condicionantes logísticos y económicos, en una experiencia sencilla, segura y perfectamente estructurada.<br>Una solución robusta para gestionar eventos multinacionales con políticas de participación y alojamiento diferenciadas.</p>

Registro, alojamiento y pagos personalizados por país

Concepto de servicios de asesoramiento tecnológico y financiero. Trabajo en equipo empresarial y trabajo en computadora portátil digital.

<h2>El reto</h2><p>Nuestro cliente, una <strong>agencia de viajes especializada en el sector farmacéutico</strong>, cuenta con un equipo de técnicos (Inplant) responsables de gestionar todas las solicitudes que reciben desde la red de ventas de un laboratorio, una vez estas han sido aprobadas internamente.</p><p>Antes de implantar EIRA, el proceso requería múltiples tareas manuales:</p><ul><li>Identificación de servicios</li><li>Tabulación de datos en hojas Excel</li><li>Gestión de reservas</li><li>Comunicación con los peticionarios</li><li>Emisión de billetes y bonos</li><li>Envío de documentación</li></ul><p>Detectamos varios puntos críticos que dificultaban el proceso:</p><ul><li>Gran carga de trabajo manual con bajo valor añadido</li><li>Alto riesgo de errores por introducción manual de datos</li><li>Ausencia de trazabilidad y seguimiento</li><li>Falta de seguridad al gestionar datos en Excel</li><li>Retrasos que afectaban al precio final de las reservas</li><li>Comunicación manual e ineficiente con los solicitantes</li></ul><h2>Que hicimos con Eira?</h2><p>El primer paso fue mapear y descomponer el flujo completo de trabajo, desde la recepción del archivo PDF hasta el envío final de la confirmación con los servicios solicitados.</p><p>Tras este análisis, abordamos cada proceso de forma individual para:</p><ul><li>Evaluar las necesidades concretas</li><li>Identificar oportunidades de automatización</li><li>Integrar los procesos en la plataforma EIRA<br></li></ul><p><img id="xl094ffcihmd4hewl8" src="https://cdn.durable.co/getty/1fd3HfvOO89eaf8QZASRtj3LLjJigHPuHgLPK7T8ujo25GwlwPdeJf2invaJeZhq.jpeg" alt="workflow management" class="object-cover bg-gray-100 " data-mce-src="https://cdn.durable.co/getty/1fd3HfvOO89eaf8QZASRtj3LLjJigHPuHgLPK7T8ujo25GwlwPdeJf2invaJeZhq.jpeg" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9;" style="border-color: rgb(229, 231, 235); --tw-scale-x: 1; --tw-scale-y: 1; --tw-pan-x: ; --tw-pan-y: ; --tw-pinch-zoom: ; --tw-scroll-snap-strictness: proximity; --tw-gradient-from-position: ; --tw-gradient-via-position: ; --tw-gradient-to-position: ; --tw-ordinal: ; --tw-slashed-zero: ; --tw-numeric-figure: ; --tw-numeric-spacing: ; --tw-numeric-fraction: ; --tw-ring-inset: ; --tw-ring-offset-width: 0px; --tw-ring-offset-color: #fff; --tw-ring-color: rgba(62,172,255,.5); --tw-ring-offset-shadow: 0 0 #0000; --tw-ring-shadow: 0 0 #0000; --tw-shadow: 0 0 #0000; --tw-shadow-colored: 0 0 #0000; --tw-blur: ; --tw-brightness: ; --tw-contrast: ; --tw-grayscale: ; --tw-hue-rotate: ; --tw-invert: ; --tw-saturate: ; --tw-sepia: ; --tw-drop-shadow: ; --tw-backdrop-blur: ; --tw-backdrop-brightness: ; --tw-backdrop-contrast: ; --tw-backdrop-grayscale: ; --tw-backdrop-hue-rotate: ; --tw-backdrop-invert: ; --tw-backdrop-opacity: ; --tw-backdrop-saturate: ; --tw-backdrop-sepia: ; --tw-transform: translateX(0) translateY(0) rotate(0) skewX(0) skewY(0) scaleX(1) scaleY(1); --tw-border-opacity: 1; --tw-filter: ; --tw-backdrop-filter: ; --tw-bg-opacity: 1; background-color: rgb(243, 244, 246); width: 640px; aspect-ratio: 16 / 9;"></p><p>Después de la consultoría inicial, desarrollamos un plan de implantación por fases, validamos los procesos con el cliente, configuramos los desarrollos personalizados dentro de EIRA y establecimos un calendario realista para su puesta en marcha.</p><h2>El resultado</h2><p>Gracias al Módulo de Solicitudes de Registro, ahora el equipo puede importar directamente los archivos PDF con las solicitudes.<br>EIRA se encarga de leer, interpretar y organizar toda la información sobre peticionarios, inscripciones, transporte y alojamiento.</p><p>Los beneficios son claros:</p><ul><li>Adiós a las hojas de Excel: todos los datos en un único entorno seguro, accesible con usuario y contraseña</li><li>Gestión de usuarios personalizada: técnicos y peticionarios acceden a la plataforma con permisos adaptados</li><li>Control total del alojamiento: configuración de tipos de hotel, cupos por noche y eliminación del riesgo de overbooking</li><li>Comunicación automatizada: con un solo clic, el técnico envía al solicitante su plan de viaje completo, incluyendo documentación y billetes<br></li></ul><h2>Conclusión</h2><p>EIRA ha transformado un proceso manual, fragmentado y propenso a errores en una experiencia digital, fluida y trazable.<br>Una solución a medida que ha devuelto al equipo técnico su tiempo y ha elevado la calidad del servicio ofrecido.</p>

Caso de Éxito: Automatización del flujo de reservas para una agencia de viajes

Mapa conceptual del campo de batalla nuclear global, con rastros de misiles balísticos brillantes y superposición de infografía digital

<h3><em>Lanzamiento de producto para el sector de la automoción.</em><br></h3><h2>El reto</h2><p>Uno de nuestros clientes, especializado en la organización de eventos corporativos, nos trasladó la necesidad de gestionar un ambicioso proyecto para una <strong>empresa multinacional del sector de la automoción</strong>: un evento de lanzamiento de producto que tendría lugar en una única localización, pero dividido en <strong>18 fechas diferentes</strong>, en formato <strong>“back to back”</strong>.</p><p>Las particularidades del proyecto suponían un reto logístico y técnico considerable:</p><ul><li>Asistentes procedentes de distintos países, con perfiles variados: <strong>clientes internos</strong> y <strong>colaboradores externos</strong>.</li><li>Dos tipos de agendas distintas: <strong>una de 24 horas</strong> y otra de <strong>48 horas</strong>, según el tipo de invitado.</li><li>Cada fecha se desarrollaba en un<strong> idioma diferente</strong>: español, inglés o portugués.</li><li>El cliente quería evitar un proceso tradicional de registro: los invitados debían identificarse con un código interno y <strong>no crear cuentas de usuario</strong>.</li><li>La web de inscripción debía estar disponible en los tres idiomas, reflejando la identidad visual del evento.</li><li>Cada agenda incluía un <strong>programa social con talleres y actividades</strong>, cada una con cupos y horarios específicos.</li></ul><figure id="figure-5wqaala1fmd5t9svu"><img id="5wqaala1fmd5t9svu" src="https://media.gettyimages.com/id/2160079298/es/foto/mujer-regreso-y-aeropuerto-con-horario-de-vuelo-a-bordo-con-pantalla-de-informaci%C3%B3n-para.jpg?b=1&s=2048x2048&w=0&k=20&c=vZXENsVRwNg2lrj51WuSNcZwNoWstWXIRd6f43Er3Vk=" alt="Mujer, regreso y aeropuerto con horario de vuelo a bordo con pantalla de información para inmigración global. Persona, mochila y viajes internacionales con horario digital en pantalla, ubicación o llegada" title="Mujer, regreso y aeropuerto con horario de vuelo a bordo con pantalla de información para inmigración global. Persona, mochila y viajes internacionales con horario digital en pantalla, ubicación o llegada" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="default" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionX="undefined" data-positionY="undefined" data-fullWidth="false"/></figure><h2>Que hicimos con Eira?</h2><p>Para afrontar este complejo escenario, desde EIRA diseñamos una solución totalmente adaptada:</p><ul><li>Creamos una landing <strong>page personalizada</strong>, replicando la identidad visual de la web oficial del evento.</li><li>Activamos la plataforma en <strong>español, inglés y portugués</strong>, permitiendo a los asistentes navegar en su idioma correspondiente.</li><li>Para garantizar la seguridad sin complicar la experiencia del usuario, <strong>importamos la base de datos de invitados</strong> y generamos accesos con contraseña personalizada basada en un código interno de la empresa. Así, cada persona podía acceder directamente a su inscripción sin necesidad de registrarse.</li><li>Gracias a la funcionalidad de <strong>“Periodos”</strong>, replicamos las agendas de 24h y 48h para cada una de las <strong>18 fechas del evento</strong>.</li><li>Con los <strong>formularios configurables</strong>, establecimos fechas límite personalizadas para cada grupo de asistentes según su agenda y fecha de participación.</li><li>A través del módulo de <strong>gestión avanzada de ítems</strong>, estructuramos las actividades del programa social incluyendo:<ul><li>Horarios disponibles por sesión</li><li>Cupos individuales por taller</li><li>Restricciones específicas según el tipo de participante</li></ul></li></ul><h2>El resultado</h2><p>La solución permitió gestionar con éxito <strong>más de 600 asistentes</strong>, distribuidos en <strong>18 fechas y 2 programas distintos</strong>, con total trazabilidad y control.</p><p>Los beneficios principales fueron:</p><ul><li><strong>Experiencia de usuario sin fricciones</strong>: los invitados accedieron con un código, sin necesidad de crear cuenta.</li><li><strong>Interfaz multilingüe fluida y profesional</strong>, adaptada a cada idioma del evento.</li><li><strong>Gestión eficiente de la inscripción y elección de actividades</strong>, respetando los cupos y las agendas personalizadas.</li><li><strong>Paneles de control en tiempo real</strong> para monitorizar inscripciones, ocupación de actividades, organización de llegadas, salidas y plazas de parking.</li></ul><h2>Conclusión</h2><p>EIRA convirtió un evento con alta complejidad logística y técnica en una experiencia de inscripción fluida, segura y 100% controlada.<br>Un proyecto internacional resuelto con eficacia gracias a la flexibilidad y escalabilidad de nuestra plataforma.</p>

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