Gestión integral de un evento internacional "back to back"

Lanzamiento de producto para el sector de la automoción.

El reto

Uno de nuestros clientes, especializado en la organización de eventos corporativos, nos trasladó la necesidad de gestionar un ambicioso proyecto para una empresa multinacional del sector de la automoción: un evento de lanzamiento de producto que tendría lugar en una única localización, pero dividido en 18 fechas diferentes, en formato “back to back”.

Las particularidades del proyecto suponían un reto logístico y técnico considerable:

• Asistentes procedentes de distintos países, con perfiles variados: clientes internos y colaboradores externos.
• Dos tipos de agendas distintas: una de 24 horas y otra de 48 horas, según el tipo de invitado.
• Cada fecha se desarrollaba en un idioma diferente: español, inglés o portugués.
• El cliente quería evitar un proceso tradicional de registro: los invitados debían identificarse con un código interno y no crear cuentas de usuario.
• La web de inscripción debía estar disponible en los tres idiomas, reflejando la identidad visual del evento.
• Cada agenda incluía un programa social con talleres y actividades, cada una con cupos y horarios específicos.

Que hicimos con Eira?

Para afrontar este complejo escenario, desde EIRA diseñamos una solución totalmente adaptada:

• Creamos una landing page personalizada, replicando la identidad visual de la web oficial del evento.
• Activamos la plataforma en español, inglés y portugués, permitiendo a los asistentes navegar en su idioma correspondiente.
• Para garantizar la seguridad sin complicar la experiencia del usuario, importamos la base de datos de invitados y generamos accesos con contraseña personalizada basada en un código interno de la empresa. Así, cada persona podía acceder directamente a su inscripción sin necesidad de registrarse.
• Gracias a la funcionalidad de “Periodos”, replicamos las agendas de 24h y 48h para cada una de las 18 fechas del evento.
• Con los formularios configurables, establecimos fechas límite personalizadas para cada grupo de asistentes según su agenda y fecha de participación.
• A través del módulo de gestión avanzada de ítems, estructuramos las actividades del programa social incluyendo:
  • Horarios disponibles por sesión
  • Cupos individuales por taller
  • Restricciones específicas según el tipo de participante

El resultado

La solución permitió gestionar con éxito más de 600 asistentes, distribuidos en 18 fechas y 2 programas distintos, con total trazabilidad y control.

Los beneficios principales fueron:

• Experiencia de usuario sin fricciones: los invitados accedieron con un código, sin necesidad de crear cuenta.
• Interfaz multilingüe fluida y profesional, adaptada a cada idioma del evento.
• Gestión eficiente de la inscripción y elección de actividades, respetando los cupos y las agendas personalizadas.
• Paneles de control en tiempo real para monitorizar inscripciones, ocupación de actividades, organización de llegadas, salidas y plazas de parking.

Conclusión

EIRA convirtió un evento con alta complejidad logística y técnica en una experiencia de inscripción fluida, segura y 100% controlada.
Un proyecto internacional resuelto con eficacia gracias a la flexibilidad y escalabilidad de nuestra plataforma.