Caso de Éxito: Gestión de accesos y seguridad para una convención internacional

Convención bancaria con 2.000 asistentes de todo el mundo

El reto

Nuestro cliente, una agencia de viajes especializada en eventos corporativos, era responsable de gestionar una convención internacional de gran escala organizada por una entidad bancaria global. Un total de 2.000 asistentes procedentes de múltiples países debían ser coordinados en un entorno que requería los más altos estándares de seguridad y control.

Nos enfrentábamos a dos grandes desafíos:

• Confidencialidad absoluta desde el acceso online

Dada la naturaleza interna y sensible del evento, era imprescindible restringir completamente el acceso a la web del proyecto. No solo debíamos evitar registros no autorizados, sino que ninguna persona no invitada debía poder visualizar los contenidos de la landing. El acceso se limitó exclusivamente a los correos electrónicos autorizados, que permitían entrar en la plataforma y completar el proceso de inscripción.

• Trazabilidad presencial y control de accesos personalizado durante el evento

La segunda necesidad crítica era garantizar una identificación rápida y fiable de los asistentes mediante lectura de códigos QR, pero con distintos niveles de acceso según el rol del personal:

• • Seguridad: debía poder identificar a cualquier asistente, accediendo a datos internos corporativos, sin registrar entradas ni salidas.
  • Personal auxiliar: debía controlar accesos y registrar automáticamente los movimientos por zonas.
  • Staff técnico de la agencia: necesitaba acceso completo al perfil del asistente, incluyendo alojamiento y transporte (billetes de avión, tren, etc.).
    

Qué hicimos con Eira?

Gracias a la integración entre la base de datos de inscripciones y el módulo de Control de Accesos de Eira, pudimos dar respuesta a todas las necesidades del cliente, con precisión y eficiencia:

• Creación de un entorno privado y seguro, donde solo los usuarios previamente autorizados podían acceder a la web del evento.
• Bloqueo total del contenido web a usuarios no validados: sin login autorizado, la web no mostraba ningún contenido.
• Configuración de todos los puntos de control necesarios para monitorizar accesos por zona, día y franja horaria.
• Asignación de roles personalizados por usuario, con distintos niveles de acceso a la información en función de su perfil (seguridad, auxiliar, staff interno).
• Asignación de usuarios a puntos de control, permitiendo que distintos perfiles operaran de forma simultánea en un mismo lugar con funcionalidades diferenciadas.
• Lectura de QR en tiempo real, con posibilidad de marcar entradas, salidas, o simplemente consultar información sin registrar movimiento.
• Monitorización en directo de aforos y tiempos de permanencia por zona.
• Exportación detallada de datos, tanto por lectura individual como por acumulado por asistente.
  

El resultado

El resultado fue un despliegue totalmente controlado y seguro, sin comprometer la experiencia del usuario ni la operativa del evento. El cliente pudo:

• Garantizar la privacidad total del evento, incluso desde su fase de preinscripción.
• Controlar al detalle todos los movimientos durante la convención, con trazabilidad por zona y tipo de acceso.
• Consultar en cualquier momento toda la información relevante de los asistentes, desde su ficha personal hasta sus datos logísticos.
  

Todo ello gestionado desde una única plataforma, sin necesidad de recurrir a soluciones externas ni a procesos manuales.

Conclusión

Este caso demuestra la capacidad de Eira para adaptarse a entornos complejos, sensibles y de gran escala, ofreciendo soluciones personalizadas para el control de accesos, trazabilidad y seguridad de la información.

Una plataforma que no solo gestiona eventos: protege lo que más importa.