Registro, alojamiento y pagos personalizados por país
Evento corporativo interno para una multinacional de telecomunicaciones
El reto
Una agencia especializada en eventos corporativos nos solicitó ayuda para gestionar un evento interno de una compañía internacional del sector de las telecomunicaciones.
La complejidad del proyecto residía en la combinación de varios requisitos específicos:
- Los asistentes debían registrarse online, cumplimentando un formulario con datos personales requeridos para la gestión del evento.
- Cada participante debía seleccionar su alojamiento y fechas de estancia, eligiendo entre varias opciones disponibles.
- A diferencia de otros eventos corporativos, los costes de participación debían ser asumidos directamente por cada asistente, imputando los gastos a sus respectivos presupuestos locales.
- El cliente también requería que la oferta de alojamiento no fuese la misma para todos: los hoteles debían asignarse de forma diferenciada según el país de procedencia de cada invitado.
Qué hicimos con EIRA?
Desde EIRA diseñamos una solución a medida para facilitar la gestión completa del evento:
- Creamos una landing personalizada con la identidad visual del evento, donde los asistentes pudieron completar su inscripción de forma ágil y adaptada a las necesidades del proyecto.
- Activamos el módulo de pagos integrados, configurando las pasarelas TPV seleccionadas por el cliente y automatizando la emisión de justificantes de pago para cada participante.
- Implementamos el módulo de gestión de alojamiento, cargando todos los establecimientos disponibles, con sus respectivos tipos de habitación, capacidades y cupos por noche.
- Gracias a la configuración avanzada de permisos, condicionamos la disponibilidad hotelera por país, de forma que cada asistente solo pudiera ver y seleccionar las opciones asignadas según su origen geográfico.
El resultado
La plataforma permitió a nuestro cliente gestionar de forma totalmente automatizada más de 300 inscripciones, respetando la política de segmentación hotelera exigida por la empresa de telecomunicaciones.
Además, a través de los paneles de control de ventas y facturación, el equipo organizador pudo:
- Supervisar en tiempo real los pagos realizados.
- Acceder a los justificantes emitidos.
- Controlar el estado de las reservas de alojamiento por país, tipo de habitación y fecha.
Conclusión
EIRA permitió transformar un proceso complejo, con múltiples condicionantes logísticos y económicos, en una experiencia sencilla, segura y perfectamente estructurada.
Una solución robusta para gestionar eventos multinacionales con políticas de participación y alojamiento diferenciadas.