Caso de Éxito: Automatización del flujo de reservas para una agencia de viajes

El reto

Nuestro cliente, una agencia de viajes especializada en el sector farmacéutico, cuenta con un equipo de técnicos (Inplant) responsables de gestionar todas las solicitudes que reciben desde la red de ventas de un laboratorio, una vez estas han sido aprobadas internamente.

Antes de implantar EIRA, el proceso requería múltiples tareas manuales:

• Identificación de servicios
• Tabulación de datos en hojas Excel
• Gestión de reservas
• Comunicación con los peticionarios
• Emisión de billetes y bonos
• Envío de documentación

Detectamos varios puntos críticos que dificultaban el proceso:

• Gran carga de trabajo manual con bajo valor añadido
• Alto riesgo de errores por introducción manual de datos
• Ausencia de trazabilidad y seguimiento
• Falta de seguridad al gestionar datos en Excel
• Retrasos que afectaban al precio final de las reservas
• Comunicación manual e ineficiente con los solicitantes

Que hicimos con Eira?

El primer paso fue mapear y descomponer el flujo completo de trabajo, desde la recepción del archivo PDF hasta el envío final de la confirmación con los servicios solicitados.

Tras este análisis, abordamos cada proceso de forma individual para:

• Evaluar las necesidades concretas
• Identificar oportunidades de automatización
• Integrar los procesos en la plataforma EIRA
  

Después de la consultoría inicial, desarrollamos un plan de implantación por fases, validamos los procesos con el cliente, configuramos los desarrollos personalizados dentro de EIRA y establecimos un calendario realista para su puesta en marcha.

El resultado

Gracias al Módulo de Solicitudes de Registro, ahora el equipo puede importar directamente los archivos PDF con las solicitudes.
EIRA se encarga de leer, interpretar y organizar toda la información sobre peticionarios, inscripciones, transporte y alojamiento.

Los beneficios son claros:

• Adiós a las hojas de Excel: todos los datos en un único entorno seguro, accesible con usuario y contraseña
• Gestión de usuarios personalizada: técnicos y peticionarios acceden a la plataforma con permisos adaptados
• Control total del alojamiento: configuración de tipos de hotel, cupos por noche y eliminación del riesgo de overbooking
• Comunicación automatizada: con un solo clic, el técnico envía al solicitante su plan de viaje completo, incluyendo documentación y billetes
  

Conclusión

EIRA ha transformado un proceso manual, fragmentado y propenso a errores en una experiencia digital, fluida y trazable.
Una solución a medida que ha devuelto al equipo técnico su tiempo y ha elevado la calidad del servicio ofrecido.